beasiswa: harus mau repot dengan dokumen (8 tips)

image from sxc.hu, uploaded by deSpool

you cannot escape from documents and administration.

Selama satu jam setengah, saya menyusun dokumen untuk aplikasi Visa ke Perancis. Saya kurang menyukai hal-hal seperti ini, tapi memang kita tidak bisa melarikan diri dari persoalan dokumen dan administrasi.

Rasanya sudah tidak terhitung jumlah kertas yang saya gunakan untuk mengurus beasiswa ini. Benar-benar melelahkan, apalagi kalau kita harus mengulang proses administrasi karena adanya kesalahan dalam pengisian dokumen.

Saya rasa, keterampilan (soft skill) untuk mengurus dokumen dan administrasi adalah syarat yang mutlak untuk kesuksesan memperoleh beasiswa selain tentunya kemampuan akademik dan akses informasi.

Berikut beberapa tips yang bisa saya bagikan di posting ini (mumpung masih teringat di kepala):

  1. Sediakan persediaan photo copy untuk berkas yang dirasa penting.
    Hal yang baik dan tidak terlalu merepotkan apabila kita menyediakan photo copy seperti kartu keluarga, akta lahir, ijasah dan berkas lainnya daripada harus mendadak ke tempat photo copy, bukan? Hal ini juga penting apabila kita memerlukan dokumen untuk keperluan yang mendadak.
  2. Sediakan photo copy KTP di dompet (dalam jumlah yang lumayan banyak).
    Terkhusus untuk KTP, lebih baik kalau kita menyediakan photo copy-nya di dalam dompet karena biasanya photo copy identitas adalah hal yang paling sering diminta untuk perkara administrasi.
  3. Cetak pas foto dalam berbagai ukuran, baik hitam putih maupun berwarna (dan simpan beberapa di dompet).
    Pas foto merupakan hal yang penting juga dalam administrasi. Biasanya saya mencetak foto dalam jumlah banyak dalam berbagai ukuran (4×6, 4×3, 2×3) baik hitam putih maupun berwarna. Tambahan ukuran yang juga penting adalah ukuran untuk pasport, yakni 3.5 x 4.5 atau 4.5 x 4.5. Jangan lupa juga simpan beberapa di dalam dompet.
  4. Dokumen legalisir.
    Apabila mendapat dokumen yang dikeluarkan oleh instansi tertentu, biasakan untuk meminta salinan legalisir. Daripada harus kembali ke instansi yang bersangkutan, khan lebih baik kalau kita memiliki persediaan di rumah.
  5. Materai.
    Terkadang beberapa dokumen memerlukan perjanjian/surat keterangan di atas materai. So, sediakan materai dalam jumlah cukup (sekitar 5 materai) di dalam dompet.
  6. Scanned dokumen.
    Biasakan untuk memiliki salinan elektronik berupa file hasil scan lalu simpan hasil scan tersebut di laptop/tablet. Hal ini berguna apabila kita tidak membawa dokumen asli apabila diperlukan. Kita bisa mencetak dokumen tersebut dari laptop/tablet kita.
  7. Klip dan staples.
    Milikilah sebuah staples dan beberapa klip kertas untuk menggabungkan dokumen. Memang hal ini cukup sepele, tapi alangkah lebih baik apabila dokumen kita dapat tersusun dengan rapi.
  8. Siapkan dokumen sebelum deadline.
    Terkadang yang membuat kita gagal dalam pengajuan dokumen adalah syarat-syarat yang diminta kurang lengkap. Ini disebabkan oleh faktor “mendadak”. Terkadang kita menunggu hingga detik terakhir untuk mengurus dokumen, dan tanpa sadar, ada banyak persyaratan dokumen yang ternyata tidak kita miliki.

Untuk mengurus dokumen dan administrasi memang memerlukan kesabaran dan keuletan. Memang melelahkan, tapi pandanglah bahwa semua hal ini adalah untuk kebaikan kita.

– be blessed

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s